SOLUZIONE PER LE IMPRESE DI MANUTENZIONE

TA Easy Folder per le imprese di manutenzione è la soluzione «easy» di TADI.

Facile da utilizzare perché non necessita di alcun apprendimento tecnico.
Semplice da installare non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.

Per le imprese che erogano servizi di manutenzione, il rapporto di intervento è alla base del processo di fatturazione con il cliente.

Non solo. I rapporti di intervento sono importanti perché devono poter essere esibiti nei seguenti casi:

  • coinvolgimento di responsabilità di ordine civile e penale
  • contestazioni
  • programmazione di ulteriori interventi
  • contestazioni di garanzie

L’archiviazione dei rapporti può avvenire in formato cartaceo o digitale.

Se archiviato in formato digitale in cartelle di rete il processo prevede: la scansione in una cartella comune, un pc a disposizione per poterlo leggere e la creazione di una opportuna cartella dove riporlo, rinominandolo per essere successivamente ritrovato.

TA Easy Folder per imprese di manutenzione è indispensabile per le organizzazioni che memorizzano i rapporti di intervento su carta in faldoni oppure che li scannerizzano per memorizzarli in cartelle di rete.

Diverse sono le criticità legate al processo di gestione dei rapporti di intervento.

  • I rapporti di intervento, se archiviati su carta, comportano difficoltà di ricerca e mancanza di certezza di conservazione, senza considerare lo spazio occupato.
  • Perdita di tempo nell’ordinare i documenti da porre sull’alimentatore della multifunzione.
  • Pile di documenti da smaltire.
  • Errori nella creazione delle cartelle.
  • Difficoltà a gestire i clienti con nomi stranieri.
  • Problematiche legate alle diverse modalità e logiche di archiviazione.
  • Mancanza di sicurezza nel ritrovare un documento.

TA Easy Folder per imprese di manutenzione è la soluzione per rendere immediata e guidata la gestione e l’archiviazione dei rapporti di intervento.

L'esecuzione di queste operazioni sarà:

  • Semplice: alla portata di tutti, non modifica l’abituale modo di operare.
  • Intuitiva: basta un comando della multifunzione.
  • Facile: a portata di click.

COME FUNZIONA

Per il rapportino, si deve utilizzare una fotocopia di un modulo standard fatta sulla MFP, in quanto TA Easy Folder per imprese di manutenzione lo riproduce aggiungendovi un QRCode identificativo, secondo le indicazioni con cui vengono di norma archiviati i documenti in azienda, per esempio: nome cliente, data, numero progressivo, etc.

Come di consuetudine, questo documento viene compilato a fine intervento e può essere condiviso con il cliente utilizzando la carta carbone o scambiandosi una foto. In ogni caso, la pratica firmata, con relativo QRCode, al ritorno in azienda viene scannerizzata sulla MFP.

Grazie a TA Easy Folder per imprese di manutenzione, il documento viene automaticamente archiviato e salvato in pdf in opportune cartelle sul disco del server, secondo le categorie predefinite con il QRCode.

Il reperimento del documento sarà facile e immediato. Inoltre, caricando le cartellette su un CD-ROM si potrà eliminare definitivamente la carta e disporre di un archivio stabile e duraturo.